Persondatapolitik for Foreningen Klitplantagen Blokhus
For at drive Foreningen
Klitplantagen Blokhus har foreningens bestyrelse brug for at kende og gemme
følgende oplysninger på medlemmerne:
Navn på lejermedlem/ejer af den enkelte grund
Adresse i Klitplantagen
Hjemadresse
mailadresse
telefonnummer
Deklarationsbestemte(tvungne)
medlemmer er alle grundejere i Klitplantagen, øvrige medlemmer er lejere, der
har betalt kontingent inden årets generalforsamling, 3. lørdag i juli måned. De,
der ikke har betalt slettes af medlemslisten efter det følgende års
generalforsamling.
Foreningen har ikke
persondata på lejere, der bor i Plantagen,
som ikke er medlemmer af foreningen.
Personoplysningerne slettes
straks lejer/ejerskabet af en grund i Klitplantagen overgår til ny person.
Ny person indgår i
Foreningen - for lejers vedkommende ved indmeldelse og for ejers vedkommende
tvunget i følge tinglyst deklaration ved køb af grund.
Kommunikation mellem
foreningens medlemmer og bestyrelsens medlemmer sker via mail eller SMS til
bestyrelsens private sådanne. Foreningen har ikke mail adresse. Mails
indeholdende følsomme personoplysninger slettes straks, når indholdet af mailen
har været sagsbehandlet i bestyrelsen eller af et bestyrelsesmedlem.
Foreningen har kun
elektronisk registrering af medlemmer i et(1) regneark, der i originalen beror
hos kassereren og i kopi hos sekretæren
Sekretæren for Foreningen
Klitplantagen Blokhus er persondataansvarlig
Foreningens persondata kan
ikke deles med andre end mundtligt til den resterende bestyrelse i forbindelse
med bestyrelsesarbejdet og skriftligt kun mellem sekretær og kasserer. Al anden
deling kræver skriftlig godkendelse af medlemmet og forekommer i almindelighed
ikke.
Medlemskab af Foreningen
Klitplantagen Blokhus betragtes som et kontraktligt grundlag for at bestyrelsen
må håndtere de angivne persondata som ovenfor nævnt.
Ovennævnte
persondatapolitik er en proces, hvor der med stor sansynlighed vil ske
ændringer efterhånden som vi bliver klogere.